¿Cómo consideran los líderes la conferencia / convención y la planificación de eventos?

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Después de más de cuatro décadas de participación, planificación, supervisión, negociación y producción de cientos de eventos, conferencias y convenciones, he llegado a comprender y comprender los enormes beneficios, cuando se diseñaron y consideraron profesionalmente. , la programación, se utiliza con eficacia. Si bien, muchos parecen creer, todo lo que se necesita es llamar a algo un evento, una conferencia y una convención, y esperar crear un programa de calidad, la realidad es, posiblemente, diferente. Esto generalmente comienza, con el presupuesto inicial, la negociación profesional, considerando contingencias / ramificaciones, etc., y progresando, sin problemas, hacia una comercialización y promoción significativas, y un seguimiento, haciendo que las experiencias de los asistentes sean lo más significativas posible. Con esto en mente, este artículo intentará, brevemente, considerar, examinar, discutir y revisar lo que esto significa y presenta, y cómo hace una diferencia tan asombrosa para mejor.

1. Presupuestar y negociar: ¿Cómo puede un evento, ser, tan bueno, como podría ser, comenzar, al estudiar, revisar, evaluar y considerar de manera efectiva los ingresos y gastos, utilizando un diseño y formulación profesional, cero? presupuesto basado? Esto significa, estimados de manera conservadora, ingresos potenciales, mientras se consideran todas las fuentes y oportunidades potenciales de ingresos. Requiere un presupuesto honesto, utilizando los peores escenarios, tanto obvios como imprevistos. Luego, un negociador profesional debe usar una Solicitud de propuesta, o RFP, para explicar claramente lo que necesita y requiere, incluidos los costos / alternativas de alimentos y bebidas, necesidades audiovisuales, requisitos de salas de reuniones, necesidades complementarias, etc. Reunión sin experiencia los planificadores, a menudo, ignoran, considerando completamente, la mejor manera de obtener lo máximo, ¡bang-for-the-buck!

2. Mercadotecnia y promociones: ¡ Incluso el mejor evento, conferencia o convención posible no tendrá éxito, a menos que, hasta que llegue, a los posibles asistentes, a venir al evento! ¿Cómo lo hará, de manera asequible, y qué va a enfatizar, para inspirar y motivar la asistencia? Es importante considerar, desde la perspectiva de los demás, los beneficios percibidos y cómo su programa difiere de la competencia, de una manera positiva. Además, esto debe estar adecuadamente presupuestado y planeado, para garantizar que se realice de manera inteligente, etc.

3. Valor percibido: los eventos de calidad deben demostrar, tanto el valor real como el valor percibido. Aunque, usted puede creer que está proporcionando una experiencia valiosa, hasta que otros lo hagan, no les inspirará, ¡por venir! Debe mostrar claramente, ellos obtendrán, su valor deseado, dinero por dinero y, esto, significa, incluyendo numerosas oportunidades e inclusiones, para una variedad de intereses y prioridades.

4.

El período inmediato, antes del día: ¡

Haga un recorrido seco, en los días previos, al inicio de su conferencia / convención! Revisa, con la mayor cantidad de detalles posible, con el lugar, así que, ¡siempre estás en la misma página!

5. Cuando llega el evento: recuerde, la primera impresión del asistente, a menudo, determina la diferencia entre el éxito y las posibilidades menos que estelares. Reunirse, saludar y hacer que todos se sientan bienvenidos, a menudo se resuelven, conflictos potenciales, etc. ¡Nunca olvide los detalles!

No solo los sostenga, sino que, ¡proporcione la mejor experiencia posible! ¡Los grandes líderes, consistentemente, usan la planificación profesional de eventos, técnicas y procedimientos!

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